10 Tipps für das optimale Kostenkalkulationstool

Wir verraten, worauf es ankommt

Die Kalkulation von Produkt- und Produktionskosten stellt so manchen Einkäufer tagtäglich vor eine Herausforderung: Wie kalkuliere ich richtig? Welche aktuellen Marktpreise gilt es zu berücksichtigen? Gibt es alternative Fertigungsmöglichkeiten? Gelingt es, auf all diese Fragen eine plausible Antwort zu finden, lassen sich durchschnittlich Gesamteinsparungen von etwa 10 bis 40 Prozent realisieren. Produktkostenkalkulationstools sollen bei der Kostenanalyse und bei der Realisierung von Einsparpotenzialen helfen. Doch bei der Vielzahl an Anbietern fällt es schwer, die passende Software zu finden. Wir verraten Ihnen, worauf es bei der Wahl ankommt.

1. Schnelle Amortisierung

Einer der Hauptgründe für die Anschaffung einer Kalkulationssoftware ist in den meisten Unternehmen wohl die gewonnene Transparenz über Kosten. In diesem Ziel steckt auch meist im zweiten Schritt der Wunsch, Kosten zu sparen. Nichtsdestotrotz ist die Einführung eines neuen Tools im Unternehmen durch einen externen Anbieter zunächst mit Kosten verbunden. Je nach Lizenzmodell kann die Anschaffung schnell im fünfstelligen Bereich liegen. Umso wichtiger ist es deshalb, dass sich die Software schnell amortisiert. Nun kann man „schnell“ als einen sehr dehnbaren Begriff ansehen. Als grobe Orientierung gilt daher: Die Software amortisiert sich schnell, wenn in einer Schulung von etwa fünf Arbeitstagen die Anwender 50 Prozent der Kosteneinsparungen bereits realisieren. Das mag nach einem sportlichen Ziel klingen, ist aber durchaus machbar.

2. Benutzerfreundlichkeit

Sie kennen es sicherlich: Im Unternehmen wird für viel Geld ein neues Tool eingeführt, das ab sofort von den Mitarbeitern genutzt werden soll. Und wie so oft im Leben ist es auch hier der erste Eindruck der zählt und für den es selten eine zweite Chance gibt – Stichwort: Benutzerfreundlichkeit. Häufig bieten Anbieter von Produktkostenkalkulationstools Testversionen an, sodass Sie sich selbst einen ersten Eindruck in puncto Benutzerfreundlichkeit verschaffen können. Dabei sollten Sie neben gestalterischen Aspekten, wie der Schriftgröße, Schriftart (meist lassen sich Schriften ohne Serifen besser lesen), farbliche Markierungen und Hervorhebungen auch auf die Übersichtlichkeit des Tools achten. Gibt es beispielsweise eine Art „Startseite“, auf der die wichtigsten Informationen zusammengefasst sind, gibt es verschiedene Reiter, die mit Symbolen und klaren Bezeichnungen durch das Tool führen, werden Ergebnisse anschaulich dargestellt, zum Beispiel mithilfe von Diagrammen und so weiter. Wichtig hierbei ist es, das Tool objektiv zu bewerten und die persönliche Meinung über Design, Farbwahl oder ähnliches außen vor zu lassen.

3. Intuitive Bedienbarkeit

Viele Anwendungen, die wir jeden Tag benutzen, leben von ihrer intuitiven Bedienbarkeit. Denn wer hat schon die Zeit und Lust, sich tagelang in ein Tool einzuarbeiten? Die Kriterien Benutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienbarkeit sind eng miteinander verbunden – jedoch spielt bei letzterem Punkt noch verstärkt die schnelle und kurze Einarbeitungszeit eine Rolle. Idealerweise braucht es keine wochenlange Schulung, um eine Anwendung zu nutzen. Das mag zwar für viele B2C-Produkte realistisch sein, im B2B-Bereich ist es leider oftmals nicht ganz so einfach. Der Grund ist simpel: Die Probleme, die B2B-Produkte lösen, sind wesentlich komplizierter. Das ist bei der Kalkulation von Produkt- und Produktionskosten nicht anders. Dennoch gilt es, bei der Auswahl der passenden Software darauf zu achten, dass eine schnelle Einarbeitung und damit eine intuitive Bedienbarkeit für die Nutzer gewährleistet ist. Wie auch beim ersten Punkt ist „schnell“ ein sehr subjektiver Begriff. Generell gilt hier: eine Software, die innerhalb einer halben Stunde in ihren Grundzügen für Sie bedienbar ist, erfüllt das Kriterium.

4. Geringe Wartungskosten

Viele Unternehmen sehen bei der Anschaffung der Software nur die einmaligen Anschaffungskosten. Deswegen sollten Sie im Vorfeld unbedingt überprüfen, ob noch Wartungskosten anfallen können. Dabei sollten Sie auch Wartezeit als „Kosten“ ansehen, denn Zeit ist ja bekanntlich Geld. Als Beispiel: Sie benutzen die Software nach einer längeren Pause mal wieder und diese muss erst minutenlang Updates installieren. Einen Vorteil bieten hier Online-Versionen, die automatisch immer auf dem aktuellen Stand sind und Updates damit nicht mehr notwendig sind. Auch kleinere Fehler sollten zügig korrigiert werden.

5. Vollständige Daten

Daten sind das Gold des 21. Jahrhunderts. Hinter den Kostenkalkulationsprogrammen liegen riesige Datenbanken, auf denen die Kalkulation basiert. Die Daten sind in gewisser Weise deshalb das Herzstück der Software. Aus diesem Grund sollten Sie diese besonders auf Herz und Niere überprüfen. Zunächst sollten die Daten der Software vollständig sein. Was nützt Ihnen eine Software, die nicht die Währung Ihres Produktionslandes oder Ihren Maschinentyp enthält? Ob die Daten für Ihr Unternehmen vollständig sind, kann sehr subjektiv sein. Schauen Sie sich deshalb unbedingt nach Testversionen um, in denen Sie einen ersten Einblick erhalten, ob das Tool für Sie infrage kommt.

6. Flexible Daten

Neben der Vollständigkeit spielt auch die Flexibilität eine große Rolle. Jedes Unternehmen, jede Fertigung, jedes Produkt ist anders. Realistische Kalkulationen leben von der Genauigkeit der Daten und die kennt keiner besser, als Sie selber! Einen Mehrwert können deshalb Tools bieten, in denen Sie die Möglichkeit haben, Daten händisch anzupassen oder manuell einzutragen. Vor allem unternehmensinterne Faktoren, wie beispielsweise der Stundensatz, sollten flexibel eingetragen und auch nachträglich geändert werden können.

7. Aktuelle Daten

Der dritte Punkt beim Thema Daten ist die Aktualität. Eine realistische Kalkulation erhalten Sie nur, wenn die Daten aktuell sind. Hier profitieren Sie von Online-Versionen, die immer up to date sind und die aktuellsten Daten beinhalten (siehe Punkt 4), denn die Datenmenge wächst rasant und verändert sich ständig. Wenn Sie den Großteil Ihrer Arbeit nur damit beschäftigt sind, die Daten selber zu aktualisieren, verschenken Sie Zeit und Geld – und genau dabei soll die Software doch helfen, zu sparen.

8. Netzwerkfähigkeit

Unser Arbeitsalltag wird heutzutage von der Globalisierung und Digitalisierung geprägt. Längst arbeiten Unternehmen nicht mehr an einem Standort, sondern auf der ganzen Welt verteilt. Ein Kostenkalkulationsprogramm, das im Unternehmen etabliert werden soll, muss auch diese Anforderung unseres Zeitalters erfüllen – Stichwort Netzwerkfähigkeit. Vor allem Online-Versionen der Produktkostenkalkulationsprogramme bieten hier einen entscheidenden Vorteil. Denn häufig können mehrere Nutzer das Programm gleichzeitig bedienen und Kalkulationen durchführen oder an der selben Kalkulation arbeiten. Oftmals ist die Benutzeranzahl bei „Paketmodellen“ begrenzt. Hier sollte im Vorfeld abgewogen werden, ob eine Volllizenz oder eine monatliche Lizenz kostengünstiger ist.

9. Alternative Fertigungsmöglichkeiten

“Hätte, wenn und aber…” – Wir müssen täglich Entscheidungen treffen. Welche die Richtige ist, wird häufig erst zu einem späteren Zeitpunkt klar. Vor allem in der produzierenden Industrie gilt es, Entscheidungen sorgfältig zu treffen, da das Risiko eines wirtschaftlichen Schadens schnell teuer werden kann. Einige wenige Kostenkalkulationssoftwares zeigen auch echte alternative Fertigungsmöglichkeiten auf. Das Risiko eine Fehlentscheidung bei der Fertigung zu treffen minimiert sich dadurch deutlich und bietet Unternehmen einen echten monetären Mehrwert. Es lohnt sich also auch hier, die verschiedenen Angebote zu vergleichen.

10. Professioneller Service & Support

Die Software ist gekauft, die Mitarbeiter sind geschult, die ersten Euros sind eingespart: Der Anfang ist gemacht. Trotzdem kann es bei der Benutzung der Kalkulationssoftware zu Fragen oder technischen Problemen kommen. Bei der Investition in eine hochwertige Software darf man auch einen professionellen Service und Support erwarten. Professionelle Anbieter geben ihren Kunden einen Ansprechpartner, den man bei Fragen und Problemen telefonisch, per E-Mail oder sogar persönlich kontaktieren kann. Hierbei sollten Sie Wert auf Know-how und Expertise Ihres Ansprechpartners legen.

Fazit

Das Thema Kosten wird in Unternehmen nach wie vor heiß diskutiert. Kostenkalkulationstools können mehr Transparenz schaffen, wahre Einsparschätze ausgraben und zur Markt- und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens beitragen. Damit sich die Investition aber auch lohnt, müssen die oben erläuterten Punkte sorgfältig unternehmensintern abgewogen und diskutiert werden. Haben Sie Ihre optimale Kalkulationssoftware gefunden, halten Sie schon echte Einsparschätze in Ihrer Hand.