Warum sich Excel nicht zur Kostenkalkulation eignet

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Und so wundert es kaum, dass in Unternehmen bei der Frage „Wie berechnen Sie Ihre Produktkosten?“ häufig die Antwort „Das machen wir mit Excel!“ fällt.

Ja, Tabellenkalkulationsprogramme (übrigens nicht nur von Microsoft) haben ihre Daseinsberechtigung. Aber sie sind keine Alleskönner. Vorteile sind sicherlich die weite Verbreitung, die geringen Kosten und die schnelle Einarbeitungszeit, weil vor allem die jüngere Generation mit Excel schon in der Schule arbeitet. Doch bei hoch sensiblen und komplexeren Themen, wie der Kostenkalkulation von Produkten, stößt das Programm schnell an seine Grenzen. Der Grund: Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm – keine Datenbank. Und genau da liegt der Knackpunkt.

Warum trotzdem so viele Unternehmen das Programm zur Kalkulation nutzen, könnte daran liegen, dass der Begriff „Tabellenkalkulation“ leicht missverstanden werden kann. Excel dient zur Darstellung von Zahlen und Daten in Form einer Tabelle. Das ist für viele Bereiche als grundlegende Funktion sicherlich ausreichend. Soll damit jedoch die komplette Kalkulation für Produkte oder gar eine ganze Produktion durchgeführt werden, sind Fehler vorprogrammiert, denn die eigentliche Kalkulation muss „händisch“ vom Anwender mit den richtigen Bezügen, Daten und Formeln programmiert werden. Eine datenbankbasierte Software ist hingegen immer aktuell. Häufig können Sie damit aktuelle Marktpreise von Stundenlöhnen oder Strompreisen einsehen – auch länderübergreifend.

Darum ist das Fehlerrisiko in Excel so hoch

Zu diesen Herausforderungen kommen noch weitere potenzielle Probleme im Umgang mit dem Programm im beruflichen Alltag. Füttern Sie Ihre Excel-Tabelle über Monate oder sogar Jahre kontinuierlich mit Daten, so wird die Datei an sich immer größer. Die Folge: Das Programm wird langsamer. Einer der wohl größten Nachteile bei Excel ist die fehlende Vergabe von Zugriffs- und Verwaltungsrechten. Liegt die Tabelle auf einem unternehmensinternen Server, kann theoretisch jeder Mitarbeiter auf diese zugreifen, der Excel installiert hat. Mit einem Klick (sei es ausversehen oder absichtlich) kann so die gesamte Datei – und nebenbei Ihre monatelange Arbeit – dahin sein. Das Fehlerrisiko ist deshalb enorm hoch und sollte keinesfalls unterschätzt werden!

Und: Wo liegt eigentlich noch mal die aktuellste Version der Excel-Tabelle? War es auf dem S- oder doch dem P-Server? Wer ist verantwortlich für die Datenaktualisierung? Und wo ist das Wissen aus der Datenbank gespeichert, wenn Mitarbeiter X in den Ruhestand geht oder das Unternehmen verlässt? Das Management einer aktuellen Version klappt vielleicht noch in einem kleineren Unternehmen oder durch Tools wie Sharepoint. Doch mit letzterem sind zusätzliche Kosten verbunden.

Ein häufiges Gegenargument zu einer professionellen Kostenkalkulationssoftware ist die fehlende Einarbeitungszeit. Der Aufbau einer eigenen „Datenbank“ in Excel ist jedoch mühsam. Die vorhandenen Daten müssen eingepflegt und stetig aktualisiert werden. Ein weiteres Risiko: Wo Menschen arbeiten passieren Fehler. Schnell hat sich ein Tippfehler in eine Zelle eingeschlichen und die Daten oder Formeln sind fehlerhaft.

Selbst wenn Sie alle Daten generalstabsmäßig überprüfen, die Datenbank kontinuierlich pflegen und die Verantwortlichkeiten klar zugewiesen sind, lässt Excel an einem weiteren Punkt zu wünschen übrig: der Übersichtlichkeit. Denn Ihr Fleiß wird zwar mit einer datentechnisch sauberen Tabelle belohnt, doch diese wächst und wächst und wächst. So kommen immer mehr Zeilen, Spalten und Tabellenblätter hinzu. Gelebtes UX-Design sieht anders aus. Ein Tool, das ansprechend aussieht und Ihnen auf einen Blick den optimalen Preis anzeigt, ohne sich durch tausende Zeilen klicken zu müssen, erleichtert nicht nur die Arbeit – Es macht sie auch attraktiver.

Fazit

Tabellenkalkulationsprogramme erscheinen für viele Dinge im Berufsalltag durchaus praktisch. Doch ein genauer Blick zeigt, dass Excel sich für viele Anwendungsbereiche eignet, aber nicht für eine zeitgemäße Produktkostenkalkulation. Die genannten potenziellen Fehlerquellen können durch eine professionelle Software leicht ausgeschaltet und vermieden werden.

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